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Dez passos para um evento de fim de ano em tempos de crise

Hakuro Matsuda/Flickr


Importante ferramenta de marketing, os eventos de empresas fazem do segmento de Mice um dos que oferecem chances de expansão dos negócios nos tempos de crise. Nos períodos de vacas magras, porém, um evento em específico é logo riscado da lista das empresas: as confraternizações de final de ano.

Dada sua falta de retorno sobre o investimento, as reuniões de colaboradores nas últimas semanas do ano podem ser tão divertidas quanto deficitárias. Por isso, a gerente de Eventos e Incentivos da Costa Brava Viagens e Eventos, Fernanda Fernandes, listou dez passos para se promover um evento de fim de ano em tempos de crise. Afinal, são os colaboradores que viram o jogo nos cenários desafiadores.

"Este, por si só, já seria um motivo importante para uma festa de fim de ano", defende Fernandes.

Confira as dicas:

1 – PLANEJE COM ANTECEDÊNCIA
Por que falar da festa de fim de ano já em agosto? Porque quanto mais cedo ela for planejada, mais tempo hábil para se pensar em corte de custos. Locais, decoração, buffet, artistas e todos os fornecedores de itens para uma festa começam a fechar as datas e as que sobram normalmente são as mais caras, quando sobram datas. Com tempo, mais chances de se encontrar locais a custos mais baixos.

2 – CONSIDERE OUTRAS DATAS
Uma festa de fim de ano não precisa exatamente ser feita no fim de semana ou em dezembro. Escolher uma data durante a semana ou mesmo em novembro pode diminuir muito o custo do encontro. O importante é trazer uma boa experiência de motivação para o seu colaborador. Por isso, mesmo que o evento aconteça antes, eles irão gostar da mesma forma. E por que não o evento em uma segunda seguida de uma folga na manhã de terça? Fica mais barato para a sua empresa e o funcionário ganha dois presentes: a festa e a folga. Dependendo do seu negócio, a manhã perdida pode ter um custo-benefício favorável.

3 – ESCOLHA BEM O LOCAL
O local obviamente influencia no custo da festa. Um salão de festas, na maioria das vezes, não vem com a infraestrutura necessária, o que gera um custo adicional. Por isso, restaurantes e hotéis podem ser uma boa opção, já que seus serviços geralmente incluem buffet, limpeza, segurança e vallet.

Yahoo/Flickr

4 – APROVEITE A DECORAÇÃO DO LOCAL
A escolha do local também pode gerar uma boa economia com a decoração. Um lugar bonito e que possua o perfil de sua empresa faz com que não seja necessária decoração para dar a cara que você imagina para o evento. Um custo a menos na planilha de gastos.

5 – PRIORIZE LUGARES PRÓXIMOS AO ESCRITÓRIO/EMPRESA
Normalmente, como forma de motivar os colaboradores a irem ao evento, a empresa arca com o transporte de todos até o local, por isso quanto mais perto menor o gasto. Muitos dos funcionários também devem morar próximos à empresa, o que pode fazer com que optem por irem de carro, sem que a empresa tenha que custear.

Um local longe pode diminuir a adesão dos funcionários e aumentar o custo com vans, ônibus e táxi.

6 – FIQUE ATENTO AO PERFIL DOS COLABORADORES
Saber o perfil de quem trabalha com você pode ser o principal ponto para economizar. Com isso, você pode substituir grandes atrações ou grandes investimentos com estrutura para fazer algo que realmente marque cada um deles, faça com que aquele momento seja realmente especial e seja lembrado por muitos anos. Encontre algo que encaixa com a filosofia da empresa e de todos que ali trabalham. Um exemplo: uma empresa realizou um evento em um pub, sem nada demais e investiu sua verba para um show exclusivo do Nando Reis para seus colaboradores. Um show deste pode ficar caro, mas se for o único custo, pode ser algo mais barato que um grande evento.


Focka/Flickr



7 – FUJA DO QUE É MODA
Tudo o que está na moda, seja uma banda, uma forma de decoração ou uma atração, vai encarecer o seu evento. Normalmente, todo mundo estará atrás destas mesmas coisas e não só para eventos de fim de ano, mas também para aniversários, casamentos, eventos empresariais, entre outros. Quando aumenta a demanda, sobe também o custo. Busque atrações que saíram do foco da moda e que podem animar a sua festa. Uma banda antiga que não esteja em evidência, por exemplo, pode sair barato e empolgar os convidados.

8 – INOVAR PODE SER BARATO
Buscar novas tendências que ainda não estão em evidência para o grande público é um caminho para não fazer feio para seus colaboradores. É preciso antecipar e buscar por novas técnicas, como uma tecnologia diferente. E não só nas atrações. Por exemplo, a Uber lançou o Uber Eventos. Este serviço faz o transporte para uma festa. Pode sair mais barato do que o tradicional. Com isso, você economiza e pode investir seu budget de outra maneira.

9 – EVITE GRANDES EVENTOS E SEJA CRIATIVO
Uma festa com glamour, tapete vermelho, caviar e champanhe pode parecer linda nas fotos, mas na maioria das vezes não agrada aos colaboradores e é muito cara. Um evento mais intimista e criativo pode atingir muito mais o objetivo de motivar a todos e criar um ambiente melhor na empresa. Criatividade é tudo. Busque atrações que façam todos participarem e se unirem em torno da empresa. Por isso a importância de conhecer seus colaboradores. Uma ação, como homenagear aquele funcionário que é adorado por todos, pode ser uma forma de motivação barata e que gera engajamento de todos.

Staffan Scherz/Flickr

10 – CONTRATE ALGUÉM COM KNOW HOW
Planejar e ter ideias criativas pode parecer difícil, mas algumas empresas são especializadas nisso e possuem o conhecimento necessário para gerar economia com qualidade para a sua festa. Defina o budget e faça com que esta empresa trabalhe por um evento dentro ou abaixo dele. Elas podem encontrar as atrações que você imagina em menor tempo, além de conhecer as terceirizadas que trabalham com o custo mais baixo. Pesquise e converse com quem já trabalha com a agência desejada para saber se o resultado final foi satisfatório. Com certeza você ficará muito feliz com o resultado, um evento marcante, de forma barata, sem gastar o seu tempo com a organização. Fazer sozinho pode ficar mais caro e ainda não atingir o objetivo de encantar, engajar e motivar os colaboradores.

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2. Association of Management Consulting Firms: http://amcf.org

3. Management Consultancies Association: http://www.mca.org.uk/about-us

4. PATCA: http://www.patca.org/index.cfm

5. Certified Management Consultant Canada: http://www.cmc-canada.ca

6. International Association of Professional Business Consultants : http://www.iapo.net/consultants.html

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